First meeting with a new customer: Briefing Overview

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Being a freelancer the client is the center of your economic world. A satisfied client comes again, hires you for other jobs and spread away good feedback about you. He is a powerful advertising “tool”. That’s why it is very important how you prepare yourself to the first meeting with him. It is not about how you dress yourself. A professional look helps, sure, but definitely your best weapon to strike the goal and win the customer is the brief.
An effective design brief is one of the most critical factors in ensuring that you will get the client. This article doesn’t want to be exhaustive on the topic but a first overview to inspect the issue and a start for other studies on that.

What Is in a Brief?

A brief is a collection of information that you need to better understand your customer exigencies.
Talk, talk and talk with your client but in a structured way! To focus on the problem and center the results you have also focus the business objective of the design project.
A design project is based on what your customer want to achieve and your responsibility is giving to him the right tools to reach that.
A good design brief could help you to focus the needs, providing the steps that you have to follow in your workflow to have your customer satisfied.

How does a brief should be written?

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The way in which you write your briefing shows the quality of your design. A detailed brief helps you to understand the client so the more detailed it is the high quality you get.
A good brief from the very start also gives you a higher knowledge about what you want achieves from the project. You may not be the designer but the account that goes to meet the client but you have to collect the right information to provide to the designer that has to carry on the project.
The brief is a powerful marketing tool. It should be detailed and questions should be chosen with accuracy. You have to avoid that your customer views this stage has a waste of time. The final result has to be a list of guidelines for the job.
So, which elements need to be highlighted to be sure that the creative will be perfectly able to catch the client needs?

12 essential Questions that can’t be leave away

Which questions should be included in a good brief?
There are many different kind of brief. Its nature depends on the final use. There could be a general project brief or a specifically aimed for a logo creation one. So, if you are the client the brief depends on what you want and the service which you require. On the other hand, if you are the creative, it depends on which services you are able to offer.
The following short list is composed of questions which should be always included in a brief:
1. Company core business: the main activity of the company, what it sells or promotes
2. Company target: describe the audience of the company and that one specific for the project
3. Company position in the market: how the company is positioned economically, perspective, trends
4. Service required description: what the company need, the service accurately described together with expectations
5. Existent marketing materials samples (logo, brochure, posters, ads, every kind of communication document)
6. Competitors’ description, eventual list and materials. This is an important point to better understand how to promote the company in the referring market
7. Company strength and weaknesses
8. Competitors’ strength and weaknesses
9. Goal of the service required: why the company has chosen that service instead another media.
10. Budget
11. Scheduling of the different steps to follow
12. Deadlines: when the service need to be ready to be distributed or shown to the public.

Conclusions

A good brief will ensure better results and more customer satisfaction. Moreover, it helps to break the ice giving a general aura of professionalism which helps to convince the client that he has chosen the right designers for his business.

Business Card Calendar: an easy Marketing Tool Project

I'm so used to take note of my plans and dates on an electronic support that in those occasion where I need to have a fast calendar in my hand I'm sometimes puzzled. To support those occasions I've found really useful keeping a little business card size calendar in my purse.
An eye-catching small calendar is cute, beautiful. It is easy to create and print just with your desktop printer or, if you prefer, make have it printed as advertising tool.
Let's go then to see what it needs to be considered projecting a portable calendar and how to create it.

Font

Firstly choose the font that you are going to use with great accuracy. A small size support requires a small size font and choosing a too decorative ones can dramatically drop down the quality, the readability and then the usability of your calendar. Remember: it must be clear!

Not use column or row lines. They make the graphic looks too heavy. Choose a right spacing between the numbers and even between the month groups.

Colors

Use bright colors instead of dark ones. The size is small, avoid to ask too much from you own or your customers eyes.

Save the date

Highlight some important dates such as festivities or weekends. If the calendar is for your personal use you may consider lightening also your personal important dates, birthdays or anniversary. If else you are going to use the calendar as promotion you can, for example, highlight the opening day of a new activity. Start creating a story on the front side, use a visual and the date that is important, say why it is important and then, as a plus, draw the annual calendar on the backside highlighting the important date. This could be a nice trick to keep the opening day in the mind of your future customers. The annual calendar ensure a longer use in the time and is useful particularly to create suspense around a not coming soon date.

Gift!

A small calendar is a gift! Remember, customer love gifts even small ones such as postcards, bookmarks, calendars, stickers and so on. All of them are easy to project and easy to print marketing tools to promote your activity.

Siti multilingua: una reale necessità?

Perché realizzare un sito multilingua?
Due sono i motivi fondamentali:

- immagine
- vendita

Hanno obbiettivi di immagine i siti istituzionali per cui è sufficiente una semplice traduzione dei contenuti.
Analizziamo le varie esigenze.



Generalmente, per dare un'immagine di respiro internazionale, si sceglie di riprodurre il sito almeno in inglese. Naturalmente anche la scelta della lingua dipende dagli effettivi contatti che l'azienda intrattiene con l'estero. Ci saranno dunque aziende che sceglieranno di tradurre il sito in francese, spagnolo o tedesco in aggiunta o al posto dell'inglese.

Quella di proporre molte lingue potrebbe sembrare una buona idea per ampliare le visite al sito da parte di utenti esteri. Tuttavia, oltre ad essere una scelta dispendiosa, spesso è anche superflua.
Infatti, essendo ormai universalmente riconosciuto l'inglese come lingua della rete, una traduzione in tal senso potrebbe essere sufficiente.

Il discorso cambia nel caso di obbiettivi di vendita. Innanzitutto bisogna rendere il processo d'acquisto il più semplice ed immediato possibile per l'utente. Va da sé che acquistare un prodotto nella propria lingua in qualsiasi parte del mondo ci si trovi è uno sforzo mentale molto minore che dovere comprendere in una lingua che non ci appartiene le caratteristiche del prodotto, le modalità d'acquisto, di garanzia, spedizione, recesso etc. Bisogna sempre pensare ad agevolare l'utente.

Inoltre, dietro la scelta di creare un sito multilingua, possono esserci cause sociali, economiche e legislative che spingono a commercializzare alcuni prodotti piuttosto che altri in un dato Paese.

Gli errori più comuni

Uno degli errori più comuni che si incontra nel visitare siti multilingua è l'errore di traduzione. Una regola importantissima e fondamentale è non fare mai un lavoro approssimativo. L'unica persona veramente in grado di tradurre un testo in un altro idioma è una persona madrelingua specializzata in traduzioni.

Ancora peggiore il caso in cui, oltre agli strafalcioni linguistici, un sito di commercio elettronico non preveda la spedizione della merce all'estero. Se non siamo in grado di gestire il commercio estero non illudiamo i nostri utenti stranieri offrendogli la loro lingua, ciò che vogliono è il prodotto! Non basta tradurre, vanno adattate le tasse d'import/export da Paese a Paese, i costi di spedizione, le garanzie e così via.

Conclusioni

Molti purtroppo, scelgono la strada del multilingua senza una reale necessità, il loro mercato di riferimento è prettamente nazionale ma sono convinti, sbagliando, che presentarsi con più lingue collochi l'azienda ad un livello più importante. Il principio è sbagliato e provoca solo uno spreco di energie e risorse economiche.

La realizzazione di un sito multilingua può essere, per una grande o piccola azienda, una buona opportunità di aumentare la propria visibilità e di ampliare il bacino di utenza dei propri clienti su un piano internazionale. Si tratta però di una scelta che va accuratamente calcolata in tutti suoi aspetti, dall'esposizione all'effettiva spedizione della merce o del marchio all'estero, valutando rischi, vantaggi e creando il sito multilingua giusto per le proprie esigenze. Le risorse vanno incanalate nella giusta direzione.

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Creare efficaci percorsi di navigazione

Mentre in un testo cartaceo le parole sono fissate in uno spazio ben determinato e tutto ciò che il lettore può fare è andare avanti ed indietro con le pagine, sul web non è così.
Il vantaggio dei contenuti su Internet è che si tratta di ipertesti, testi ricchi di collegamenti ad altri testi che rendono la lettura più interattiva e più ricca di informazioni. Questo vantaggio comporta però contemporaneamente uno svantaggio. Il visitatore muovendosi da una pagina all'altra e da un link all'altro ha difficoltà a ritrovare il testo da cui era partito.
È compito del Web Content Manager trovare il modo di guidare l'utente senza obbligarlo ad un percorso, aiutarlo senza invadere la libera navigazione.
Vediamo come.



Un testo sul web non ha un inizio e non ha una fine, viene man mano costruito da una o più pagine, appartenenti ad un solo sito o ricostruito da più provenienze.

Ogni elemento che contribuisce alla stabilità di un testo di tipo tradizionale può trovare il suo corrispettivo elettronico.

I menu corrispondono grosso modo al sommario, al raggruppamento capitolare da cui si può evincere almeno parzialmente il contenuto. Avvisi, tooltips e box di dialogo possono costituire un tipo di appunto, notazione sui contenuti generali della pagina.

Titoli delle pagine e titoli dei sotto-paragrafi individuano i contenuti e tamponano la limitazione di non poter prendere appunti sul testo stesso. L’eventuale mappa del sito è certamente l’elemento guida definitivo per l’utente, corrisponde all’indice più o meno analitico del sito e la sua riconosciuta utilità diventa indispensabile nel caso di siti o portali molto articolati.

Un altro semplice strumento sono le breadcrumbs, letteralmente “molliche di pane” (con riferimento alla favola di Hansel e Gretel che per ritrovare la strada di casa si lasciavano dietro una scia di pezzetti di pane).

Le molliche di pane non servono esattamente a tornare indietro nel percorso seguito dall’utente. Costituiscono piuttosto un percorso, linkato, gerarchicamente ordinato che porta dalla home page di un sito attraverso le sottopagine fino a quella in cui ci si trova e viceversa, evidenziando e permettendo di raggiungere le tappe intermedie.

Se ad esempio ci troviamo in un sito di vendita di componenti elettroniche potremmo trovare un percorso di questo tipo:

home > informatica > stampanti > laser

Se la pagina si trova ad un livello profondo della gerarchia le molliche di pane rappresentano il modo più veloce di semplificare la navigazione.

Un altro utilissimo strumento, spesso sottovalutato è il motore di ricerca interno. Laddove anche i site map sono interminabili, i link sembrano ammassarsi l’uno sull’altro ed il povero utente sembra destinato a smarrire se stesso e la sua determinazione ecco che un piccolo campo bianco con la scritta “cerca” può dare la soluzione al problema e la felicità all’utente.
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Creare FAQ funzionali

Non tutti i siti necessitano la risposta ad una lista di possibili problematiche che l'utente può incontrare durante la navigazione quindi non tutti i siti necessitano una FAQ. La sua utilità non dipende dalla complessità del sito ma dal numero di interazioni che si hanno con l'utente.
Facciamo un'analisi.

Se il sito che state curando è un cosiddetto sito vetrina, di presentazione di un'attività, un sito personale o altro, molto probabilmente non avrete bisogno di creare una FAQ.

La necessità di una FAQ ben strutturata più facilmente si presenta durante alcuni momenti critici:

* la possibilità di richiedere supporto, aggiornamenti, assistenza pre e post vendita;
* la compilazione di un form;
* modalità di acquisto di un prodotto;
* modalità di restituzione di un prodotto non aderente alle esigenze;
* tempi per esercitare il diritto di recesso;
* modalità di garanzia;
* modalità di consegna, tempi e costi di un prodotto acquistato;
* provare a completare un ordine o un acquisto;
* garanzia del trattamento dei dati forniti.
* installazione/disinstallazione di un software

Il tempo dedicato alla stesura di una buona FAQ va investito e non sprecato. Se si è deciso di scriverla è perché serve ed è inutile quindi nasconderla in una sotto-sotto-pagina che l'utente avrà difficoltà a trovare. Mettere in evidenza la risposta alle problematiche che l'utente può incontrare testimonia l'impegno che un'azienda profonde verso i propri potenziali interlocutori e ne aumenta la stima e la fiducia da parte dei visitatori.

Generalmente una FAQ è strutturata in forma personale, come un gioco di ruolo in cui sono attivi due personaggi di cui uno fa le domande e l'altro ha il compito di rispondere.
Questa struttura richiede a chi scrive un minimo sforzo immaginativo e permette all'utente il grande vantaggio dell'immedesimazione, sia nella problematica che nella soluzione.
La domanda deve essere formulata in modo breve ed incisivo perché deve essere immediata nella lettura e nell'individuare il problema. La risposta può se necessario essere più prolissa perché deve essere rassicurante e completa senza lasciare altre possibili ombre sull'argomento trattato.

È buona convenzione, ancor più chiarificante anche per l'utente in assoluto meno esperto e ancora più in forma di colloquio diretto, iniziare le domande con "Domanda" e le risposte con "Risposta". Alternativamente sarà sufficiente un'abbreviazione:

Domanda: - Come posso ordinare?-
Risposta: - Per ordinare...-
D: - Quanto dura la garanzia?-
R: - La garanzia dura 2 anni dalla data….

Se diamo delle istruzioni al nostro utente dobbiamo spezzare le azioni da compiere in più passaggi, veri e propri step da eseguire passo per passo, che rendano più efficace la lettura e l'esecuzione. Ad ogni azione significativa deve corrispondere uno step, è sbagliato per abbreviare cercare di accorpare i passaggi perché presupponiamo già una qualche competenza da parte dell'utente.
Se possibile è opportuno accompagnare il percorso operativo con degli screenshot dell'azione svolta, delle icone o comunque una rappresentazione grafica che aiuti a visualizzare l'espressione verbale. Vedere aiuta a capire.

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Check di un sito prima di andare online

Avere correttamente gestito i contenuti di un sito, ideato la grafica, impaginato tutto, presentato il lavoro per l'approvazione finale non basta. Prima di pubblicare un sito web è sempre opportuno effettuare dei test di cross-browsing per verificare che ciò che viene visualizzato con un browser è altrettanto riproposto con un altro. Infatti i vari browser non interpretano uniformemente i comandi codice ricevuti, ad esempio i css, col risultato che un oggetto può trovarsi in un punto diverso della pagina, o addirittura non essere visualizzato, passando da un browser ad un altro.
Con l'ultima versione di Explorer rilasciata da casa Microsoft (Explorer 8) le differenze di interpretazione fra Firefox ed Explorer sono quasi nulle, tuttavia una maggiore verifica non può che prevenire imbarazzanti malfunzionamenti.



Evidenziamo un punto molto importante: tutti i test pre-pubblicazione vanno possibilmente eseguiti online su un indirizzo privato. Soprattutto chi sta imparando e si trova da poco a districarsi fra parole e realtà come "lato client", "lato server" tenderà a fare i propri test e le verifiche sul proprio pc dimenticando che alcune funzionalità, come ad esempio i form, i guestbook, le gallerie fotografiche, tutto ciò che ha codice più complesso del semplice HTML, ha bisogno di trovarsi sul server per girare correttamente.

Bisogna tenere conto però che non sempre questi test sono sicuri al 100%. Basta infatti che sul server ospitante sia presente una versione diversa del software e come conseguenza qualcosa potrebbe non funzionare correttamente.
Per essere sicuri di ciò che si andrà a consegnare al cliente il sito va pubblicato esattamente sul server dove andrà poi a risiedere. L'ideale è non utilizzare l'indirizzo principale in modo che i "work in progress" non siano visibili al pubblico ma solo agli addetti ai lavori.

Bisogna testare tutti i link, aprire i file scaricabili, verificarne il download, la corretta apertura del file etc. Questa fase può davvero essere molto lunga se il sito è denso e ricco di sottolivelli ma bisogna procedere in maniera sistematica pagina per pagina.
Oggi sono disponibili una vasta gamma di software che seguono tutti i link del nostro URL e scoprono se ci sono collegamenti interrotti. In genere alla fine viene creato un rapporto dettagliato in cui sono riportati tutti gli errori e tutte le pagine in cui questi errori sono presenti.

È fondamentale naturalmente testare anche il funzionamento dei form, verificare tutti gli indirizzi e-mail associati, controllare che le e-mail giungano effettivamente a destinazione, controllare che non ci siano problemi nell'uso di newsletter, mailing list, forum e a tutte le funzionalità che avrete implementato dalla più semplice alla più complessa.

Particolarmente importante se si tratta di un sito e-commerce è il controllo sul carrello. Controllare che il software gestisca più prodotti diversi, più quantità di uno stesso prodotto, che sommi correttamente i costi, che calcoli correttamente pesi e trasporto, che non si blocchi tutto nel passaggio da una lingua ad un'altra.

Se il sito ha un back-office anche quello va accuratamente controllato. Non bisogna infatti tenere conto solo dell'utente che fruirà il sito come visitatore ma anche del nostro cliente utilizzatore. Se testassimo tutto il front-office ignorando il back office dopo nemmeno un giorno dalla consegna al cliente ci ritroveremmo sommersi da telefonate su piccoli bug, malfunzionamenti e quant'altro.

Con un accurato testing le telefonate di protesta o di richiesta correzioni varie perverranno ugualmente ma in misura certamente inferiore.
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Check-list a chiusura di progetto grafico

Prima di considerare concluso un progetto che andrà poi stampato, è necessario seguire qualche accorgimento per evitare di incorrere in errori che, oltre a incidere economicamente sul nostro compenso, potrebbero costarci il cliente e i futuri lavori con lui.
Ricordiamo che un lavoro ben fatto fa la soddisfazione del cliente ed anche la nostra!

Vediamo in dettaglio cosa tenere d'occhio:

1. Correzione del testo
2. Ritocco delle immagini
3. Giusta risoluzione
4. Modalità colore
5. Tipo colore
6. Creazione mock-up


Innanzitutto, a monte del lavoro, è importante conoscere il metodo di lavoro della tipografia con cui andremo a collaborare per la stampa.
Ogni laboratorio tipografico ha macchinari diversi, formati, colori, carta e richieste diverse sull'output file che dovremo consegnargli.
E' fondamentale parlare con l'operatore, chiedere il tipo di formato di file supportato, il bleeding (le abbondanze) richiesto, il formato finale di output che si avvicina alle vostre esigenze, i tipi di carta che trattano, la resa dei loro colori sulle loro carte, farvi mostrare dei campioni per farvi un'ide generale di tutto prima di procedere. Quindi viene un preventivo costi. A questo punto il quadro è completo per una proposta al cliente e per la realizzazione del progetto. Conclusa la progettazione, come dicevamo, viene il controllo sull'operato.

1. Correzione del testo

Fate leggere il testo a qualcuno di esterno. Non importa quante volte lo avete letto, riletto e riletto ancora, quanti correttori ortografici avete applicato e quante volte è stato revisionato, proprio perché ne avete pieni gli occhi qualche minuzia vi sfuggirà e qualche parola verrà magicamente riconosciuta come corretta dal correttore. L'unica soluzione per eliminare quanti più possibili errori nel testo è farlo leggere a qualcuno che non l'ha mai visto. Il mitico "correttore di bozze". Se ne avete anche più di uno è meglio, meno probabilità che sfugga qualche refuso.

2. Ritocco delle immagini

Quasi tutte le immagini, anche quelle stampate da uno studio fotografico professionale, vanno post-prodotte. Accertatevi che le immagini del vostro prodotto di stampa siano adeguatamente luminose, che non ci siano elementi di disturbo, che siano a fuoco. Le immagini devono avere un aspetto professionale adatto al supporto ed al target.

3. Giusta risoluzione

Le immagini per la stampa devono essere ad alta risoluzione perché, mancando pixel, il risultato sarebbe un'immagine poco netta, sfocata o, peggio, pixellata, perché i pixel esistenti si sono dovuti distribuire su tutta l'area dell'immagine. Una risoluzione da 96 ppi va bene per le immagini web, la stampa ha bisogno 300 dpi per ottenere risultati ottimali. Su questo argomento vi rimando all'articolo Resize di una immagine per la stampa di qualche giorno fa.

4. Modalità colore

Un file per la stampa NON DEVE essere in RGB. L'RGB è un formato per la visualizzazione a video, la stampa digitale utilizza il CMYK mentre la stampa off-set usa altri standard come ad esempio il Pantone. Questo punto è strettamente connesso con il successivo.

5. Tipo colore

Se avete optato per una stampa tipografica e non digitale scegliete i colori dalla mazzetta Pantone. Il Pantone è uno standard ma abbiate cura di controllare che voi ed il tipografo stiate riferendovi alla stessa mazzetta.

6. Creazione mock-up

E' sempre una buona idea stampare un esempio del lavoro fatto per le ultime revisioni, vedere come si presenta graficamente e comunicativamente. Se stampate il vostro prodotto con una stampante desktop tenete presente che questa non è comunque in grado di riprodurre l’output di una macchina da stampa commerciale.
La soluzione definitiva è la stampa di una prova colore professionale fatta realizzare dal tipografo, l'unico che possa offrire un’anteprima più precisa e veritiera del risultato finale.

Conclusioni

Punti fondamentali devono essere l'accuratezza e l'attenzione. La celebre frase

Non rimandare a domani quello che potresti fare oggi
[B. Franklin]

qui non vale, nel senso che in questo lavoro si tende spesso a lavorare fino a tardi con la convinzione che si concluderà presto. Poiché non è così e ci sono 1000 dettagli cui stare dietro con attenzione, datevi un tempo, chiudete tutto, andate a dormire e rivedete il tutto l'indomani. ^__^

Il mestiere del web content: scrivere contenuti sconosciuti.

Sono rari i casi in cui un cliente che desidera proporre on line la propria attività fornisca tutti i testi per i contenuti del sito web che il Content Manager (CM) deve organizzare. Quasi sempre il cliente affida al CM stesso la stesura dei testi per il web, a volte fornendogli tutto quanto il materiale promozionale prodotto fin lì dalla sua azienda, altre volte senza alcun supporto testuale.
Il CM, per quanto eclettico possa essere e per quanti interessi possa coltivare, non è onnisciente e non può avere una conoscenza dei contenuti più adatti ad ogni settore. La più preziosa fonte di informazioni è proprio il cliente che nel sito vuole rappresentare se stesso e la sua attività.

I contenuti di un sito tanto più funzionano se sono “caldi”, personali e personalizzanti. Il nostro cliente è un essere umano e il suo, e dunque il nostro, target è altrettanto composto da esseri umani. Se con i contenuti del sito riusciremo ad esprimere, attraverso un mezzo meccanico quale è il computer, la personalità viva del nostro cliente avremo raggiunto un risultato e allargato la visibilità del sito stesso.

Dobbiamo inoltre tener presente che ogni settore di attività ha il proprio gergo, il linguaggio specifico, la terminologia che lo contraddistingue.

Evitando al massimo gli eccessivi “tecnicismi” sicuramente non potremo parlare ad un target costituito ad esempio da medici allo stesso modo di come ci rivolgeremmo a degli economisti, a dei grafici o a dei bambini.

Utilizzando un linguaggio appropriato faremo riconoscere il nostro cliente come parte di un gruppo ben specifico, di una comunità. Il CM probabilmente non fa a sua volta parte di quella stessa comunità ma dovrà logicamente adattarsi e “calarsi nel personaggio”, impersonare il suo cliente.
Dietro specifica richiesta il cliente fornirà tutto il materiale promozionale, cartaceo e non, proposto nel corso del tempo dalla sua azienda. Generalmente:

* brochure
* pieghevoli promozionali
* cd-rom (più raramente).

Questi saranno per il CM un buon punto di partenza con cui farsi un’idea dell’attività e del settore in cui il suo cliente si muove.
Alla fine il CM avrà già la possibilità di stilare una schematizzazione delle varie sezioni del sito da realizzare nonché una scaletta dei contenuti. Sarà giunto il momento di fare una prima ricerca su Internet, aggiornarsi sui temi specifici studiare la concorrenza. Analizzare i contenuti della concorrenza riveste una duplice utilità:

1. trovare spunti su quella data attività e risvolti a cui magari non avevamo pensato;
2. addentrarci nella terminologia specifica “assorbendo” un po’ del linguaggio tecnico.

Il CM potrà così rivisitare il materiale ordinato del cliente e vederlo sotto nuova luce e nuove possibilità.
Il cliente raramente ne è consapevole ma nessuno meglio di lui può parlare di se stesso e della sua attività, è in possesso di conoscenze tecniche specifiche della proprio lavoro che sono insostituibili. Vediamo allora nello specifico una check list di domande da porre al cliente in modo da ottenere da lui preziose informazioni.

SETTORE ATTIVITA’
Attività artistica, commerciale, no profit etc.

PRESENTAZIONE DELL’ATTIVITA’ (fin lì svolta)
* Breve storia dell’attività e suo sviluppo nel tempo
* Rapporti esterni (collegamenti dell’impresa con altre società o gruppi se si tratta di un’attività di tipo commerciale, con gruppi promozionali se si tratta di un’attività artistica, con le istituzioni per le associazioni no profit)
* Passate collaborazioni
* Scopi prefissati
* Obbiettivi conseguiti fino a quel momento
* Prodotti risultanti dall’attività (prodotti merceologici, esperienze artistiche, libri, poesie, testi musicali, servizi etc.)
* Tecnologie adoperate nello svolgimento dell’attività.
* Dove si svolge principalmente l’attività (area locale, nazionale, estera)
* Competenze specifiche
* Cosa offre
* Esempi di precedenti esperienze nell’ambito
* A chi si rivolge (target)
* Punti di forza e di debolezza

CONCORRENZA (locale, nazionale, estera)
* Chi considera come suoi diretti concorrenti (nomi di almeno tre o quattro concorrenti)?
* Quali sono altri possibili concorrenti (almeno altri tre o quattro nomi)?
* Breve valutazione dei punti di forza e di debolezza dei maggiori concorrenti.
* Quali sono secondo lui le differenze fra lui e i suoi concorrenti?

AUTOPROMOZIONE
* Svolge azioni promozionali della propria attività?
* Se sì, di che tipo (mezzi veicolanti: stampa, televisione, radio, Internet, affissioni, fiere, convegni, passaparola etc.)?
* Se no, perché?
* Mantiene contatti con il target già raggiunto?

Più specificatamente per le attività di tipo commerciale:

* Quali tipologie dei prodotti propone sul mercato?
* Quali le caratteristiche specifiche del prodotto?
* Che tipo di fabbisogno copre?
* Qual è il ciclo produttivo?
* Qual è l’età media degli impianti?
* Dov’è ubicato lo stabilimento?
* Che tipo di lavorazione segue?
* Qual è la capacità produttiva?
* Qual è la forza lavoro occupata?
* Quali sono i maggiori fornitori?
* Che numero di articoli ha in catalogo?
* Quali servizi pre e post-vendita offre?

Naturalmente non tutte queste domande vi serviranno contemporaneamente ma tutte serviranno a costruire la persona, l’identità. La fonte più preziosa per i contenuti di un testo web èproprio il cliente. Nessuno meglio di lui può sapere cosa fa e cosa vuole ottenere. Il CM deve mettere al servizio la sua competenza per la stesura di testi che si adattino alle regole del web e certamente il compito più difficile che ha è cambiare pelle ed interpretare di volta in volta clienti e pubblico diversi.
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Personalizzazione = fidelizzazione

Si fa sempre più strada la scelta di offrire ai propri utenti la personalizzazione della home page. Il sito personalizzato assume un aspetto più amichevole, più vicino alle proprie esigenze.
Fornendo informazioni minime come nome ed indirizzo e-mail ciò che si ottiene è di entrare a far parte di una community, usufruendo di un trattamento speciale rispetto all'utente anonimo. Gli utenti trarranno certamente soddisfazione nell'essere riconosciuti, alla prossima visita, dal sistema che ricorderà ad esempio gli ultimi articoli letti, segnalerà quelli ancora da leggere, permetterà di salvare liste personali di oggetti da acquistare o da monitorare.



L’utilizzo di un form di registrazione si è ormai radicato, specialmente per forum e siti di e-commerce, al fine di fidelizzare i frequentatori e renderli abituali piuttosto che occasionali.

Il tutto funziona un po’ come un nuovo incontro: tu ed io non ci conosciamo, tu mi mostri cosa puoi offrire, io ti dico qualcosa di me. È uno scambio reciproco che potrà trasformare quest’incontro in un rapporto di amicizia, informazione, fiducia d’acquisto e quant’altro.

Il login nell'e-commerce

Il login porta estremi vantaggi ad entrambe le parti in causa, specialmente nel caso di un sito di commercio elettronico.
Una volta che l’utente avrà visto come il sito effettivamente risponde alle sue esigenze, gli permette di effettuare ordini, di vedere altri articoli correlati rispetto all’acquisto che ha fatto, di seguire lo stato del proprio ordine, di ottenere sconti in base ai periodi, alle offerte o alle quantità che acquista, quell’utente sarà un utente fidelizzato. L’utente è fondamentalmente pigro e non avrà voglia di girare ancora Internet, registrarsi altrove, farsi nuovamente conoscere, pagare anche solo inizialmente un prezzo più alto per lo stesso articolo.

Da parte sua chi vende online avrà certe garanzie, dopo i primi acquisti saprà che quel cliente paga con regolarità, che può migliorare la propria offerta verso di lui, soddisfarlo meglio ed ottenerne profitto.

Home personalizzata per i motori di ricerca

La personalizzazione delle pagine rende un sito più amichevole, il sito stesso diventa come uno strumento personale in cui l’utente investe tempo, scegliendo colori, aspetto, contenuti. Permettendo al visitatore abituale di configurare la propria pagina iniziale lo si rende partecipe della costruzione dell’interfaccia web. Naturalmente i contenuti messi a disposizione non sono casuali. Viene offerto un range di categorie come informazione, affari, tecnologia, divertimento e, perché no, cinema e shopping. Così, in maniera non invasiva, si riescono a raccogliere preziose informazioni su gusti personali, scelte ed abitudini. Da parte nostra noi naviganti saremo contenti di poter scegliere.

I motori di ricerca hanno grande interesse a capire le esigenze ed i gusti dei naviganti perché questo permette loro di offrire poi alle aziende campagne pubblicitarie su web mirate. Allo stesso modo determinate scelte degli utenti permettono ai motori di ricerca di offrire loro esattamente i prodotti o le informazioni di cui hanno bisogno. Si tratta certamente di un vantaggio ad ampio raggio che coinvolge chi offre un prodotto o servizio, chi lo ricerca o lo richiede e il motore di ricerca che fa da intermediario ed acquisendo credibilità acquisisce clienti.
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Lettori o utenti?

Spesso chi naviga su Internet è alla ricerca di informazioni su un qualche preciso argomento. Due sono i rischi cui si va incontro: perdersi in un mare di informazioni prolisse o non trovare che semplici abbozzi di informazione. L'obiettivo per il Content Manager è trovare un punto di equilibrio nei contenuti al fine di essere utile sia all'utente, che necessita di informazioni, che al lettore, desideroso di approfondimenti. In questo articolo studieremo l'organizzazione dei contenuti per un portale tematico operando una distinzione fra portali informativi, tematici o personali e fra navigatori casuali, lettori o utenti.

Vediamo alcune delle configurazioni riscontrabili.



Per primo abbiamo il portale informativo. In genere si tratta di una vera e propria testata on line che contenga articoli su diverse categorie di contenuti. Questi vengono organizzati per macro aree tematiche che includono poi gli articoli sugli specifici argomenti.
Si veda a titolo dimostrativo il portale della testata giornalistica nazionale La Repubblica e la suddivisione interna in Repubblica Economia, Sport, Tecnologia & Scienze etc.

Abbiamo poi i portali tematici. Questi puntano un argomento centrale su cui vengono proposti vari articoli che servono a sviscerare i diversi aspetti dello stesso. Data la mole molto minore di dati questi portali sono i più comuni e sono quelli su cui ci soffermeremo.

Abbiamo infine le pagine personali. Chi commissiona il sito in questi casi crea una presentazione di sé stesso e sovente presenta anche alcuni suoi interessi ed attività, fornendo ricche spiegazioni e ricoprendo un certo interesse informativo. In questo caso la mole informativa è ancora minore perché generata da una sola persona e non da una comunità.

Tipologie di navigatori: casuali, lettori o utenti

Chi visita un sito di informazione può darsi stia cercando notizie su un qualche argomento in particolare, o che abbia già qualche idea sull'argomento su cui sta cercando approfondimenti, o infine che sia capitato lì per caso e che qualche titolo lo abbia colpito spingendolo a soffermarsi.

Il navigatore utente, il lettore e il casuale, hanno certamente un elemento comune agli occhi del Content Manager (CM): tutti e tre, come in realtà qualsiasi altro possibile tipo di navigatore, devono essere messi in condizione di avere una idea immediata dei contenuti di un sito sin dal primo sguardo.

Un buon portale tematico deve:

* far comprendere subito l'argomento portante
* costruire un indice
* dare informazioni rapide
* permettere ulteriori approfondimenti

Diventa fondamentale per il CM definire subito l'argomento. In suo aiuto può venire la grafica, opportunamente studiata e congrua con il topic, oltre ad una accurata scelta del nome del dominio.
Identificato il tema principale bisogna ordinare i materiali secondo i vari possibili sottoargomenti e creare un indice che renda possibile al navigante orientarsi con facilità.

I raggruppamenti devono avere attinenza fra loro e non è detto che ci si debba fermare ad un solo sottolivello. Un'accurata organizzazione in livelli e sottolivelli eviterà la presenza di testi troppo lunghi che potrebbero stancare chi legge. Oltre a una buona scelta dei nomi per le categorie dei sottoargomenti può essere utile associare al titolo una brevissima descrizione, massimo due righe, sui contenuti. L'utente farà così una prima cernita di ciò che gli sembra più interessante.
Il breve testo esplicativo dovrà essere pensato per assolvere un duplice scopo: il primo è, come si è detto, dare una informazione flash sui contenuti, l'altro è incuriosire il navigatore “utente” per trasformarlo in un navigatore “lettore”.

È ovvio che un portale di informazioni è tanto più utile quanto più effettivamente i navigatori lo percepiscono tale in base ai contenuti che trovano. Se il navigatore “utente” di passaggio, frettoloso, troverà subito ciò che cerca potrà; essere incuriosito da aspetti secondari alla sua ricerca e su cui magari non aveva in un primo momento riflettuto. Senza accorgersene si trasformerà così in “lettore” poiché i testi richiamano sempre gli uni agli altri o comunque approfondiscono aspetti diversi.
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La ramificazione del sito web

Le regole da seguire per far bene sono poche: orientarsi rispetto al target, distinguere i contenuti fondamentali da quelli superflui, essere informativi e sintetici. Sembra ovvio ma non è così.
Lo screening completo delle informazioni in suo possesso permette al Content Manager di avere un'idea generale delle attività del committente, scopi, procedure, target. A questa prima fase si fa seguire un briefing con il cliente per determinare il suo punto di vista sugli stessi argomenti.
Identificati i punti cardine dei materiali inizia il lavoro vero e proprio di analisi e organizzazione.



In generale, chi commissiona un sito ha quasi sempre un duplice obbiettivo:

* presentare se stesso e la propria attività nel miglior modo possibile;
* offrire un servizio (informativo o di vendita).

Il Web Content Manager ha il compito di organizzare i materiali e fornire dei contenuti che siano contemporaneamente in linea con le aspettative di chi si presenta su Internet e di chi naviga la rete con un obbiettivo.
Immaginiamo metaforicamente un sito come un albero e le sue sezioni come dei rami. Il CM riordina i dati in suo possesso secondo uno schema rappresentativo di quest'albero in modo da avere più facilmente idea di cosa vada messo dove, se ci sono materiali in più o se manca qualcosa di fondamentale. Davanti alle tante informazioni che riceve il CM deve scegliere cosa dire, accorpando informazioni frammentarie, organizzando i rami.

Contenuti fondamentali

La presentazione dell'azienda è fondamentale in un sito web. Il navigatore non ha un interlocutore diretto, una persona. L'assenza di un testo informativo sull'azienda potrebbe causare un deficit nella fiducia e nella credibilità del sito stesso.

Nella descrizione si devono sempre includere alcuni elementi identificabili delle care vecchie 5 W del giornalismo tradizionale, con un minimo di adattamento al nuovo mezzo a partire dall'ordine di importanza delle informazioni.

* Chi (Who) è l'azienda, se è identificabile nella figura di una sola persona con dei collaboratori o se si tratta di un gruppo di soci.
* Cosa fa (What), qual è il settore di cui si occupa, a chi si rivolge.
* Perché (Why) ha scelto quel settore, qual'è l'obbiettivo che si pone nei confronti dei clienti, la mission aziendale, ciò in cui chi lavora in quell'azienda crede.
* Dove (Where), indirizzo fisico e indirizzo telematico.

Se si tratta di un'azienda storica indicare il quando (When) l'azienda ha iniziato la sua attività, a testimonianza della competenza accumulata nel settore.

Infine, per attività di vendita on line, va aggiunto il Come (How). Chi vuole comprare qualcosa cercherà garanzie sul prodotto, informazioni sulla transazione, cosa fare per essere eventualmente rimborsati per merce difettosa o danneggiata. Bastano poche righe per essere esaurienti.

Rami vivi del sito

Suddividere i prodotti in macrocategorie è opportuno per non confondere il visitatore e per consentirgli una ricerca più funzionale ed un ritrovamento più rapido.

Per velocizzare la ricerca è utile, oltre ad una scrupolosa analisi funzionale delle categorie e sottocategorie, affiancare ai contenuti un buon motore di ricerca interno.

Il CM si occupa di trovare la suddivisione più funzionale e di fornire al reparto tecnico i criteri per le chiavi di ricerca più utili.

Uno sterile lungo elenco non attrae l'utente che si confonde, non trova ciò che cerca e chiude la finestra. D'altra parte troppe categorie con pochi prodotti fanno perdere di vista ciò che si cerca e l'utente chiude ancora una volta la finestra.
Molto meglio creare un numero limitato di macrocategorie, fra 6 e 10, e prevedere eventualmente delle sottocategorie più specifiche all'interno di quelle principali.

Non bisogna avere paura di potare i rami e dire troppo poco. Si deve offrire una informazione corretta e completa orientata alle esigenze dell'utente, offrendogli la possibilità di sapere di più solo dopo avere ricevuto le informazioni di base, senza cui resterebbe confuso e insoddisfatto.
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Presentare al cliente il proprio lavoro

Dopo innumerevoli incontri col cliente, definite le sue necessità, stabilito cosa è possibile realizzare e cosa no, mesi di lavoro e di correzioni, etc, siamo arrivati al dunque: la consegna del prodotto di comunicazione.

Oltre che di prodotto sarebbe più corretto parlare anche di progetto di comunicazione. Mentre un sito web è certamente un prodotto di comunicazione che resterà in forma digitale intangibile, altri prodotti di comunicazione sono dei progetti digitali che dovranno poi essere trasformati in prodotti fisici. Parliamo in questo caso di oggetti parte dell'identità comunicativa di un'azienda quali brochure, biglietti da visita, carta intestata o ancora, folder, flyer pubblicitari, cartellonistica, merchandising e così via. Questo tipo di prodotti sono comunque, nella fase prima della stampa, prodotti di comunicazione intangibili.



Vediamo una piccola check list di cose da fare per presentare al meglio il proprio lavoro al cliente.

Innanzitutto preparare tutti i file, predisporne il formato corretto e suddividere i diversi formati in diverse cartelle opportunamente nominate in modo da permettere, al cliente poi e a voi stessi durante la presentazione, una facile ricerca ed un ancor più facile ritrovamento degli elementi che vi abbisognano. Se consegnate delle immagini o dei formati per la stampa ad esempio prevedete in cartelle differenziate le varie dimensioni e i vari formati, .ai, .jpeg, .gif, .eps, etc.



L'organizzazione del materiale vi facilita l'esposizione, dà di voi al cliente l'idea di una persona ben organizzata e semplificherà il compito di chi poi dovrà lavorare con i vostri file al momento ad esempio della stampa.

Certamente già in fase di realizzazione avrete avuto diversi incontri col cliente e, dopo avere stimato la realizzabilità del lavoro, gli avrete presentato delle differenze rispetto al progetto iniziale. Tuttavia solo in questa fase conclusiva, trovandosi finalmente ad avere l'oggetto del desiderio, il prodotto finito, il vostro cliente si renderà effettivamente conto di quali siano queste differenze.
Voi dovrete essere pronti ad anticiparlo illustrando da subito progressivamente i cambiamenti apportati e mettendo in rilievo le motivazioni che hanno portato a quelle soluzioni piuttosto che ad altre meno preferibili.

Presentare dei mock-up è certamente utile. Toccare "con mano" è cosa ben diversa da vedere semplicemente qualcosa a video. Sicuramente la vostra stampa di prova non potrà avere la stessa qualità di un prodotto a stampa tipografica e altrettanto certamente non potrete stampare per prova una stampa di un manifesto di svariati metri. Nei limiti del possibile però al vostro cliente farà piacere avere in mano il prodotto che avete realizzato come frutto e concretizzazione delle sue esigenze.

Preparare le risposte alle domande più disparate e tenere presente che il controllo dell'incontro deve essere in mano vostra e non in balia del cliente. Voi presentate il prodotto su cui avete investito ingegno e fatica e in cui credete. Il cliente vuole vedere ciò per cui ha speso i suoi soldi e trovarlo funzionale per le sue esigenze.

Il mettere in rilievo, durante l'illustrazione, qualche piccolo difetto facilmente sistemabile, può rendere il prodotto più accattivante e il cliente più partecipe perché suggerendo delle modifiche sentirà il prodotto "un po' più suo". Quindi più soddisfstto.

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Pieghevoli. Motivare il cliente con i contenuti.

A seguito del post di ieri prenderemo oggi in esame i contenuti che servono a creare la comunicazione del pieghevole.
E' importante che testo ed immagini non si divorino l'un con l'altro ma che formino un insieme armonioso e significativo del messaggio per cui il pieghevole è stato ideato.
Le forme del contenuto da considerare sono sostanzialmente testuale e fotografica.

Le immagini sono elementi apparentemente semplici ed immediati, mostrano piuttosto che descrivere. Questo lascia un maggiore spazio interpretativo, e passionalmente emotivo, a chi legge. L'aspetto emotivo è molto importante perché, come vedremo, i soggetti per agire devono essere motivati.
Pur nella loro immediatezza le immagini sono elementi molto complessi. Non è possibile né pensabile la scelta casuale di un qualsiasi elemento grafico o fotografico.

Prima di tutto devono essere immagini di qualità. È impensabile scegliere fotografie scattate meno che professionalmente perché ci si accorge subito che il risultato è scadente e gli stessi sentimenti negativi di inaccuratezza e inadeguatezza vengono per analogia trasferiti sull'oggetto che si sta promuovendo.

In secondo luogo non devono essere così chiassose da creare un rumore visivo tale da rendere impossibile la fruizione di qualsiasi messaggio. Non bisogna pensare a riempire a tutti i costi ogni spazio bianco, anche i vuoti sono importanti e servono a dare respiro e maggiore stacco agli elementi.
Infine, per quanto riguarda il messaggio testuale, è importante non dilungarsi troppo, specie se lo spazio e poco ed il testo non può adeguatamente essere inframmezzato da illustrazioni significative. Le informazioni devono naturalmente essere precise e veritiere perché in caso contrario otterremmo solo il risultato di creare un'aspettativa delusa e di generare un sentimento negativo in chi legge.

Contenuti: motivare gli altri

Un pieghevole di solito ha scopi pubblicitari, annunci un evento o presenta un servizio. Attraverso il pieghevole l'obbiettivo non è semplicemente motivare il cliente ma far sì che leggendo e guardando esso motivi sé stesso.

Facciamo un esempio pratico. Anche se da piccoli la mamma ci ha ripetuto infinite volte che le verdure erano buone e facevano bene questo non ci ha motivati abbastanza e abbiamo continuato a rifiutarci di mangiarle. Non eravamo motivati. Cresciuti siamo andati a qualche scampagnata di troppo e ci siamo trovati a voler perdere giusto quel paio di chili in più accumulati. La mamma (ma un coetaneo è ancora meglio) ci ha detto che aumentando le quantità di verdura e diminuendo pasta e dolci nel giro di un paio di settimane avremmo raggiunto la forma desiderata. Abbiamo cominciato a mangiare più verdure perché noi stessi eravamo motivati a voler raggiungere il peso forma.

Attraverso i contenuti dei pieghevoli non dobbiamo obbligare qualcuno a visitare il nostro Bed & Breakfast, a vedere lo spettacolo teatrale che abbiamo organizzato etc dicendo "è una cosa buona, allora falla". Offriamo un servizio migliore, un sogno, una esperienza diversa e il nostro target motiverà se stesso.

Conclusioni

L'obbiettivo primario di un pieghevole è sempre quello di informare, dunque di comunicare qualcosa. La comunicazione non è mai un fatto casuale, specialmente se ci si aspetta una qualche reazione predeterminata in cambio. Per questo motivo ogni singolo aspetto di cui abbiamo parlato è egualmente importante e contribuisce al raggiungimento del pubblico target.
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Anatomia di un pieghevole

Il pieghevole è uno dei mezzi pubblicitari più semplici, facilmente realizzabili e dai costi veramente contenuti. I suoi usi sono infiniti, dalla promozione di un nuovo negozietto di periferia, all'informazione sulla messa domenicale fino alla presentazione del nuovo prodotto della multinazionale. L'estrema semplicità di realizzazione provoca però la controproducente circolazione di materiale scadente, sia nella forma materiale che nel contenuto.
Da un punto di vista grafico analizzeremo l'anatomia di un pieghevole, gli aspetti principali che investono la creazione di un pamphlet pubblicitario:

- dimensioni
- materiali
- piegatura
- colori
- metodo di stampa


Dimensioni: un pieghevole tre ante classico ha le dimensioni di un normale foglio A4 (21 cm x 29,7 cm) che, piegato secondo alcune possibili varianti, assume poi la dimensione finale di 9,9 cm x 21 cm. Tuttavia nella maggior parte dei casi viene utilizzato un foglio di formato più grande e con la stessa tecnica si possono ottenere un numero maggiore di facciate su cui distribuire i contenuti.

Materiali: i pieghevoli sono certamente realizzati con carta, questa può essere normale o patinata, lucida, opaca e con una grammatura più o meno pesante. Torniamo qui sul discorso secondo cui un pieghevole può essere realizzato in moltissimi modi diversi e con costi ancor più diversi. Naturalmente le scelte operate sui materiali e sui colori, da un punto di vista fisico, sono quelle che più vanno ad influire sul risultato finale.

Piegatura: La piegatura dipende dalle dimensioni iniziali del foglio e da quante facciate si vogliono ottenere. Il risultato, rispetto al tipo di pieghevole di cui ci stiamo occupando, dovrebbe essere sempre delle dimensioni finali di 9,9 cm x 21 cm.

Colori o b/n: La scelta fra colore o b/n, monocromia o quadricromia incide notevolmente sui costi di stampa, specie se si tratta di stampa tipografica. Entra qui in gioco il metodo di stampa.

Metodo di satmpa: Per grandi tirature e resa perfetta non c'è dubbio che il miglior metodo di stampa resta quello tipografico offset, basato su un sistema a lastre per cui ogni lastra corrisponde ad uno dei colori CMYK. Questo però incide notevolmente sul prezzo finale di realizzazione, infatti i costi delle lastre che servono a creare i cliché di stampa sono piuttosto elevati in quanto creati ad hoc ed utilizzati per quell'unico cliente. È comunque certamente possibile ottenere dei buoni risultati, eleganti e professionali, anche con una stampa digitale, ormai sempre più diffusa, dal costo-copia più alto ma conveniente se si necessita di un numero limitato di copie. Per grandi tirature la stampa tipografica resta la più conveniente sia in termini di resa che di costi.

Immagine coordinata base. Carta parlante

Con questo nuovo articolo vedremo da cosa è costituito un set istituzionale di base, quali sono i contenuti tipici, i programmi più usati per la loro realizzazione e qualche accorgimento tecnico.
Il set istituzionale di base è comunemente costituito da tre elementi:
- Biglietto da visita
- Carta intestata
- Busta
Come spesso accade in poco spazio bisogna dare il maggior numero di informazioni possibili alla persona che riceverà ad esempio il biglietto. La carta intestata deve risultare leggibile e riconoscibile anche se inviata a mezzo fax e la busta non deve risultare anonima. Questo articolo si propone come un piccolo tutorial per creare un set adeguato sotto ogni aspetto.

Biglietto da visita

Un biglietto da visita, se ben realizzato, può essere un potente strumento di marketing. Innanzitutto deve essere distintivo dell'azienda, non eccentrico ma neanche troppo anonimo altrimenti corre il rischio di essere utilizzato come foglietto per gli appunti da chi in quel momento non si trova sotto mano nient'altro su chi scrivere.

Il biglietto da visita deve catturare l'attenzione, avere dei contenuti e lasciare non solo una memoria visiva a chi lo riceve ma anche evocare delle sensazioni tattili. Dove mancherà così la memoria informativa sull'azienda potrà forse la memoria tattile corporea suggerire un ricordo e dunque la presenza di quel biglietto. parte integrante della realizzazione di una biglietto da visita multisensoriale è dunque la scelta della carta.

La grafica, per quanto possibile, deve essere orientata all'attività, deve lo stile che più avvalora l'immagine che l'azienda vuole dare di sé e della propria attività. I colori istituzionali se sono già stati definiti vanno sempre rispettati.

Il corpo dei font non deve essere troppo piccolo o illeggibile. Sembra ovvio ma ricordiamo che chi riceve il nostro biglietto da visita deve leggerlo e non deve sforzarsi eccessivamente per farlo. E' nel nostro interesse che usi il nostro biglietto per trovarci!

Può essere utile, magari nel retro del biglietto, inserire un pay-off, una frase d'effetto, incisiva che racchiuda una informazione utile a chi legge, che gli faccia capire che siamo veramente bravi in qualcosa più degli altri, la nostra filosofia aziendale o un servizio particolare che offriamo.

Se la particolarità del biglietto da visita è fornire tante informazioni in un limitato spazio vitale la carta intestata deve rispondere alle stesse leggi, mettendo però in conto che dovrà essere utilizzata per molte più funzioni.

Busta e Carta intestata

La carta intestata serve sia per le comunicazioni fra aziende che per quelle verso i clienti, per contratti, fatture, fax e deve sempre essere leggibile in ogni sua parte. Per questo motivo, nel processo di creazione se ne prevede una versione alternativa ad esclusivo uso fax, certamente il mezzo che a volte mette più a dura prova la grafica che fa uso di sfumature e colori chiari.

Logico complemento della carta intestata è infine la busta. Una busta anonima, bianca, senza il logo dell'azienda rischia di essere ignorata, dimenticata. Non bisogna comunque cedere agli opposti e realizzare delle buste eccessivamente colorate o che comunque non comunichino la propria provenienza, si rischierebbe infatti di essere cestinati come posta spazzatura.

Accorgimenti tecnici

Grammatura e dimensioni – La grammatura è un elemento importante perché influisce sulla resistenza del prodotto e sulla gradevolezza della consistenza. Un biglietto da visita dovrebbe essere almeno stampato su carta da 200 gr/mq mentre la carta intestata normalmente è intorno ai 100/110 gr/mq.Per le dimensioni di solito si usano:

* Biglietto da visita: 85x55 mm
* Carta intestata: 210x297 mm (A4)
* Busta italiana: 230x110 mm
* Busta americana: 220x110 mm

Tuttavia quelle del biglietto da visita possono subire delle piccole variazioni ad esempio 90x54 mm o 90x57 mm. Le dimensioni della carta intestata invece sono praticamente vincolate al formato A4.

Colore - Sarebbe bene concepire come prima idea qualsiasi elemento distintivo istituzionale in bianco e nero e solo in seguito aggiungere il colore aziendale cercandolo nella lista ufficiale dei colori Pantone.

La scelta di un Pantone dalla mazzetta colori vo permetterà di avere almeno un'idea approssimativa del risultato finale. Il sistema di stampa tipografica infatti non segue le regole della stampa ad inchiostri, dosando le quantità CMYK (abbreviazione di Cyan-Magenta-Yellow-Black) come le stampanti casalinghe e la scelta di un colore Pantone può dare almeno una minima sicurezza sui risultati.

Formato - Si dovrebbe sempre dare alla stampa un file di formato vettoriale non compresso, ad esempio in EPS. Questo serve ad evitare che nel processo di compressione si perdano dati colore, bordi e compaiano antiestetiche macchie o, peggio ancora, il testo risulti sfocato.

La risoluzione, specialmente se usate un formato differente, non dovrebbe essere mai sotto i 300 dpi.

Con il formato EPS, essendo questo un formato vettoriale il problema comunque non si pone tranne che per le immagini importate nel file ma che nascono originariamente in altri formati, in tale caso bisogna assicurarsi che la risoluzione si adeguata.

Curve e abbondanze - Prima di salvare gli esecutivi si deve trasformare tutto il testo in oggetti grafici e lasciare sui bordi quelle che tecnicamente si chiamano abbondanze.

La trasformazione del testo in oggetto formato da curve permette al file di non dipendere dai font eventualmente installati o meno sulla macchina della tipografia. Eviterete sicuramente problemi di riconoscimento font durante la stampa tipografica.
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Immagine coordinata. Coerenza comunicativa

L'immagine nel mondo della comunicazione è tutto. A volte cliente e fornitore sono così geograficamente distanti che anche se lavorano luno per l'altro non si incontreranno mai.
Ovviamente per un'azienda che non si conosce e da cui si vuole comprare qualcosa o richiedere un servizio la prima impressione è quella che conta. L'identità dell'azienda va quindi costruita e una volta che la si è creata si deve stare attenti a curare tutti i dettagli per non perdere credibilità. L'immagine di una azienda deve rispettare la sua mission, gli obbiettivi, il target, lo stile, i metodi manageriali e la comunicazione a 360°, interna, esterna, di prodotto, visiva. Tutti gli elementi devono essere coordinati fra loro in modo armonico.

I visual da utilizzare nelle brochure o nel sito web non servono semplicemente come abbellimento ma devono concorrere a comunicare la mission dell’azienda. Come sceglierle?
Innanzitutto devono essere delle belle foto professionali, non ci si può affidare a scatti “casalinghi”, benché certamente meno costosi. Una bella foto, ben pensata e adeguatamente disposta vestirà l’azienda di un abito attraente.
Tutte le linee guida di comportamento sul trattamento dei logo e dei colori aziendali di cui abbiamo parlato sono generalmente raccolti in quello che è comunemente chiamato Manuale d’immagine.

Particolarmente utile nel caso di grosse multinazionali con diverse filiali in tutto il mondo, il Manuale d’immagine contiene tutte le linee guida necessarie alla corretta riproduzione dell’identità visiva di un’azienda ed è un ottimo strumento di comunicazione interna.
Le annotazioni di questo documento sono generalmente molto precise e vanno dalla completa e dettagliata descrizione del logotipo aziendale e sue varianti, dimensioni, font, proporzioni, sfondi su cui utilizzarlo, colori espressi in notazione tipografica internazionale, all’impaginazione degli stampati, brochure, modulistica, merchandising, arredo dei punti vendita, disposizioni delle insegne, packaging.

Riassumendo. Elementi da non perdere di vista

Stiliamo adesso una brevissima checklist da tenere sempre sottomano nel caso in cui il lavoro che stiamo svolgendo sia per una azienda che non dispone del proprio manuale d’immagine:
1. Non variare il logo. Se ci viene dato un logo, a meno che la variante che ci servirebbe non sia già; stata prevista dall’azienda, non lo possiamo modificare perché sarebbe cambiare i connotati di una persona.
2. Rispettare i colori istituzionali. Se sono stati scelti quei colori c’è sicuramente una motivazione dietro, se invece sono stati scelti a caso comunque non spetta a noi modificarli, a meno ovviamente che non ci sia stato richiesto un restyling dell’immagine aziendale. Se dobbiamo solo creare un elemento non possiamo cambiare tutto e perdere coerenza rispetto agli altri componenti identificativi.
3. Creare legami semantici fra i diversi piani visivi.

Dobbiamo fare in modo che tutti gli elementi che costituiscono l’oggetto grafico da creare concorrano a costruire il messaggio, collegando fra loro immagini, sfondi e testi per creare un insieme armonico e coerente.

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